Toegangsbeheersysteem van Amazon Key instellen (voor pandbeheerders)

Leer als pandbeheerder hoe je het toegangsbeheersysteem van Amazon Key kunt instellen op je pand in Amazon Key Property Management Portal.

Nuttige terminologie

Pand of property: een locatie bestaande uit een of meer plaatsen.

Plaats of place: een gebouw of groep woningen of een gebied met een pand met een eigen individuele ingang of ingangen.

Ingang of entrance: een deur of poort die toegang biedt tot een plaats of tot het pand.

Sleutel of key: een virtuele sleutel die kan worden gebruikt om specifieke ingangen van het gebouw te ontgrendelen.

Gebruiker of user: elke persoon (bewoner of personeel) die toegang heeft tot het toegangsbeheersysteem van Amazon Key in je pand met behulp van de toegewezen sleutel(s).

Log in bij de Amazon Key Property Management Portal

Log in bij de Amazon Key Property Management Portal met het e-mailadres dat aan je Amazon Key-vertegenwoordiger is verstrekt.

Let op: dit e-mailadres moet zijn geregistreerd op Amazon.com. Als dit e-mailadres niet is geregistreerd, klik je op de inlogpagina van de portal op Je Amazon-account aanmaken om een nieuw account aan te maken. Nadat je bent ingelogd bij de portal, klik je op Go to the Property Management Portal om naar deze portal te gaan.

Toegangsbeheersysteem van Amazon Key instellen

Op de startpagina van de portal zie je de panden waar het toegangsbeheersysteem van Amazon Key is geïnstalleerd. Selecteer het pand waar je het toegangsbeheersysteem van Amazon Key In wilt instellen en volg de instructies.

Stap 1: maak een sleutel aan of gebruik de standaardsleutel

Als het geselecteerde pand slechts één ingang heeft waarvoor Amazon Key-toegang In is ingeschakeld, hoef je geen nieuwe sleutel aan te maken. Er is al een standaard toegangssleutel voor alle gebruikersaangemaakt die je aan alle bewoners kunt toewijzen. Je kunt direct doorgaan naar Stap 2: bewoners toevoegen en sleutels toewijzen. Als het pand meer dan één ingang met Amazon Key-toegang heeft, kun je een of meer nieuwe sleutels aanmaken die voor verschillende ingangen kunnen worden gebruikt. Zo maak je een nieuwe sleutel aan:

1. Ga naar het tabblad

   Keys

   (sleutels).
2. Klik op

   Create

   (aanmaken).
   • Voer een sleutelnaam in en geef een beschrijving voor de sleutel.
   • Selecteer de ingang(en) die je met deze sleutel wilt ontgrendelen.
   • Als ten minste de geselecteerde ingang(en) een 'Amazon Key-toegangspaneel' heeft/hebben, kun je de ingang(en) selecteren die de bewoners kunnen delen met hun vertrouwde gasten. Als je niet wilt dat een toegang wordt gedeeld, selecteer dan geen enkele ingang.
   • Let op

     : wanneer bewoners een ingang delen met een gast, kan de gast die ingang ontgrendelen vanuit de eigen Ring-app volgens het schema dat door jou is bepaald.
   • Klik op

     Next

     (volgende). Als je een pop-upvenster

     Allow users to share access

     (gebruikers toestaan om toegang te geven) ziet, dan betekent dit dat je de bewoners nog geen toestemming hebt gegeven om toegang te delen met gasten.
   • Schakel het selectievakje in voor

     Allow users to share access to guests at this property

     (gebruikers toestaan om toegang te geven aan gasten op deze locatie). Klik vervolgens op

     Update

     (bijwerken).

     Meer informatie over de functie en het beheren van gasttoegang in je pand
3. Als je een toegangsschema wilt aanmaken voor de gasten voor de gedeelde ingangen, selecteer je de ingang en klik je op

   Create Schedule

   (schema aanmaken).

Let op: je kunt per ingang maximaal drie verschillende schema's instellen. Klik elke keer dat je een nieuw schema wilt aanmaken op Create schedule (schema aanmaken). Deze toegangsschema's zijn alleen voor gasten van bewoners en niet voor de bewoners zelf. Nadat je toegangsschema's hebt ingesteld, klik je op Next (volgende) om alle informatie te bekijken. Klik vervolgens op Create Key (sleutel aanmaken).

Wanneer je een nieuwe sleutel toevoegt, wordt deze op het tabblad Keys (sleutels) weergegeven. Als je wijzigingen wilt aanbrengen in een sleutel, selecteer je deze en klik je op Modify (wijzigen) en Edit (bewerken). Als je een sleutel wilt verwijderen, selecteer je deze en klik je op Modify (wijzigen) en Delete (verwijderen).

Stap 2: bewoners toevoegen en sleutels toewijzen

Nadat je de vereiste virtuele sleutels in de portal hebt gemaakt, moet je de gegevens van bewoners aan de portal toevoegen en de sleutel(s) aan hen toewijzen. Zorg ervoor dat je ten minste één sleutel toewijst aan elke bewoner. Belangrijk: verzamel nu eerst het e-mailadres, het huisnummer en de verhuisdatum van elke bewoner. Alle bewoners en personeel in bulk aan de portal toevoegen:

1. Ga naar het tabblad

   Places

   (plaatsen) en selecteer de

   Place (building)

   oftewel de plaats en het pand waar je gebruikers wilt toevoegen.
2. Klik op

   Download Template (sjabloon downloaden).

   Een CSV-bestand wordt automatisch naar je computer gedownload.
3. Open het bestand en voeg het e-mailadres, het huisnummer en de vervaldatum (verhuisdatum appartement) toe van de bewoners die je aan deze plaats wilt toevoegen.
   • Als je een medewerker toevoegt, voer je in het veld

     resident_aptnumber

     'N.v.t.' of vergelijkbaar in.
   • Als je een bewoner/medewerker toevoegt en geen vervaldatum voor deze persoon hebt, voer je een datum in die minder dan twee jaar in de toekomst ligt vanaf de datum waarop de gegevens van de medewerker zijn geüpload.
4. Sla het bestand op je computer op

   .
5. Klik op

   Upload CSV

   om de lijst naar de portal te uploaden.
6. Klik op

   Choose File

   (bestand kiezen) en selecteer het bestand dat je zojuist op de computer hebt opgeslagen.
7. Klik op

   Upload

   om het bestand naar het portaal te uploaden.
   • Herhaal stappen 1-6 om een andere gebruikerslijst voor een andere plaats in je pand te uploaden.

Sleutel(s) toevoegen aan bewoners en personeel dat je hebt toegevoegd:

1. Ga naar het tabblad

   Keys

   en selecteer de sleutel(s) die je aan gebruikers wilt toewijzen. Klik vervolgens op

   Assign

   om toe te wijzen.
2. Klik op de balk Gebruikers filteren.
3. Klik op

   Place

   (plaats) en selecteer de betreffende plaats.
4. Schakel het vakje naast

   E-mail

   in om sleutels toe te wijzen aan

   alle gebruikers

   van die plaats

   of

   selecteer afzonderlijke e-mailadressen om een sleutel toe te wijzen aan

   specifieke gebruikers

   van die plaats.
   • Let op:

     aan elk e-mailadres dat je selecteert, wordt dezelfde set sleutels toegewezen.
5. Klik op

   Assign

   (toewijzen).

Let op: je kunt de gebruikersgegevens en de aan hen toegewezen sleutels op elk moment bijwerken. Ga naar het tabblad Users (gebruikers), selecteer de naam in de lijst en klik op Edit.

Dit is het einde van het Amazon Key-installatieproces in de Amazon Key Property Management Portal. Nadat je de installatie hebt voltooid, ontvangen je bewoners een e-mail van het Ring-team met instructies voor het instellen van Amazon Key-toegang op hun mobiele apparaat en het gebruik van Amazon Key-sleutels In.

Als je vragen hebt of hulp nodig hebt, neem je contact op met de klantenservice van Amazon.

Let op: Vergeet niet de gebruikersgegevens te verwijderen uit de Amazon Key Property Management Portal als de gebruiker niet meer in aanmerking komt voor toegang tot de ingangen in het pand.

Nadat je de Amazon Key-toegang In hebt ingesteld, kun je nieuwe bewoners toevoegen aan de portal wanneer ze naar de woning verhuizen.

Eén bewoner/medewerker toevoegen en hieraan sleutel(s) toewijzen:

1. Ga naar het tabblad

   Users

   (gebruikers).
2. Klik op

   Add

   (toevoegen).
3. Wanneer het pop-upvenster

   Add New User

   verschijnt, voer je de gegevens van de nieuwe gebruiker in.
   • In het veld

     Email

     voer je het e-mailadres van de gebruiker in.
   • In het veld

     Place

     (plaats) selecteer je in het vervolgkeuzemenu de plaats waartoe de gebruiker toegang nodig heeft.
   • In het veld

     Unit

     voer je het huisnummer van de gebruiker in. Als je een medewerker toevoegt, voer je in dit veld 'N.v.t.' in.
   • In het veld

     Expiry Date

     voer je de einddatum van de huurperiode van bewoners in.
   • Let op:

     als je een medewerker toevoegt, voer je een datum in die minder dan twee jaar is na de datum waarop de gegevens van de medewerker zijn geüpload.
   • In het veld

     Keys

     (sleutels) selecteer je de sleutels waartoe je de gebruiker toegang wilt geven.
   • Klik op

     Add User

     om de gebruiker aan de sleutel(s) toe te voegen.